Интеграция важна для нас. ПланФикс отлично справляется с ролью бэк-офиса для разных областей применения – ну или командного центра, если вы не любите заимствованные выражения. Да и вообще, мы же технари, нам нравится когда так:

350kb - Артём, я исправляюсь :)
Поэтому наращивание каналов связи с внешним миром, по которому в ПланФикс могут стекаться данные для обработки – это одно из приоритетных направлений развития системы. Обычно интеграциями никого особо не удивишь – но мы и тут не идем проторенными тропами.

Стандартный подход к интеграциии заключается в прямом взаимодействии с различными популярными на рынке системами сбора и генерации данных – интернет-магазинами, в которых формируются заказы, веб-формами в популярных CMS вроде WordPress или Bitrix, которые используются на сайтах для сбора заявок, различными лид-генераторами и т.п.

Мы пошли другим путем: сделали универсальный механизм обработки данных из любых источников, которые могут отсылать их на e-mail. Теперь вы можете настроить обработку писем из различных систем в ПланФиксе таким образом, чтобы данные из них раскладывались по нужным полям задач и контактов. Так они попадут в систему и станут доступны для всех инструментов обработки информации и организации бизнес-процессов, которые накоплены в ПланФиксе и будут появляться в нем в будущем.

Главный плюс такого подхода – и то, что делает его по-настоящему планфиксовским – именно его универсальность. Мы не знаем, с какими системами необходимо интегрироваться всем нашим клиентам и заведомо не сможем обеспечить прямой интеграции с каждой из них. Но мы можем дать вам в руки инструмент для самостоятельной интеграции с нужными вам системами и обеспечить его бесперебойную работу.

Если вы давно в ПланФиксе, то скорее всего уже знаете, что внешние письма, попадающие в ПланФикс, могут становиться задачами. При этом письма проходят через фильтр правил, которые вы можете настраивать самостоятельно, и задачи обретают нужные реквизиты: раскладываются по проектам, им назначаются исполнители и так далее.

Теперь этот механизм получил новые возможности, которые кардинально расширяют сферу его применения. Причем, в полном соответствии с духом ПланФикса, внешне эти возможности выглядят довольно скромно, а их истинный потенциал понимаешь, только погрузившись.

Итак, давайте посмотрим, как это работает на практике. Меня иногда справедливо упрекают в том, что я недостаточно подробно расписываю порядок необходимых действий, поэтому сегодня я буду особенно нуден в деталях – прошу прощения заранее :)

Модельный пример у нас будет таким: есть некая косметическая компания, которая на сайте собирает заявки на проведение выездных презентаций своих продуктов на территории заказчика. Сайт работает на WordPress, форма заявки сделана при помощи одного из плагинов к нему – ну, к примеру,Contact Form 7.

Оформленная клиентом в веб-форме заявка отправляется на e-mail, письмо выглядит примерно так:

Заявка клиента, оформленная в веб-форме и отправленная в ПланФиксМы с вами сразу будем отправлять это письмо на свой внутренний адрес в ПланФиксе (укажем этот адрес в настройках плагина для wordpress), чтобы сделать из него задачу с этим данными. Причем мы хотим, чтобы данные из полей формы (наименование продукта, место, дата и время презентации) не только сохранились в описании задачи, но и попали в соответствующие реквизиты задачи – так мы сможем работать с этими данными, использовать их в условиях фильтров отбора, отчетах по продуктам и т.п.

Как это сделать?

В вашей карточке пользователя, попасть в которую можно из раздела “Компания” или отсюда:

Ссылка на личную карточку пользователя в ПланФиксе
есть вкладка “Правила для задач по почте”, в которой перечислены все имеющиеся правила обработки входящих сообщений и можно создавать новые:

Правила для задач по почте в ПланФиксе
Давайте нажмем на эту кнопку и создадим правило для обработки наших заявок на презентацию. На первом этапе зададим основные настройки:

Новое правило для создания задач из e-mail
1. Дадим правилу внятное название, чтобы легко найти его в будущем, если потребуется внести в него коррективы.
2. Определим критерий, которому должны соответствовать письма для применения этого правила.
3. Выберем шаблон, по которому будут создаваться задачи для таких писем.

Коротко о шаблоне:

  • его лучше сделать чуть заранее, чтобы при создании правила выбрать уже готовый;
  • убрать лишние поля, которые не нужны для вашего конкретного случая;
  • добавить дополнительные поля, которые нужны для нашей заявки.

Вот ссылка на короткий скринкаст, который демонстрирует работу по настройке шаблона – там показано и удаление ненужных полей, и добавление нужных.

Я добавил в шаблон поля “Адрес”, “Продукт”, “Дата” и “Время”. Вот как выглядит мой шаблон внутри:

Шаблон задачи для обработки заявок, полученных с формы на сайте
Отступление про шаблон окончено, возвращаемся к созданию правила.
Итак, шаблон мы выбрали, теперь нужно объяснить ПланФиксу, как заполнить поля задачи данными из текста письма. Для этого добавляем в правило дополнительное действие, которое мы должны произвести перед сохранением задачи и выбираем вариант “Установить значение кастомного поля”:

Выделение из письма нужных данных и заполнение поля задачи в ПланФиксе
В данном случае мы заполняем кастомное поле “Адрес” значением, которое берем из письма после метки “Место: “ Роль метки может выполнять любой набор символов. Работает этот механизм просто: при обработке письма ПланФикс находит этот набор символов, считывает значение после него и заполняет этим значением указанное поле.

Аналогичным образом добавляем обработку и заполнения продукта, даты и времени презентации, которую заказал клиент:

Парсинг e-mail сообщения и заполнение данными задачи в ПланФиксе
На этом первую часть нашей работы по настройке правила можно считать выполненной – теперь при создании задачи из письма с данными формы, заполненной клиентом на сайте, данные будут раскладываться по нужным полям задачи. Но мы не будем останавливаться на этом и плавно перейдем к еще одной новой возможности: автоматическому созданию и заполнению карточки контакта данными из этого же письма.

Для этого мы добавим в правило еще одно действие, “Создать контакт” и укажем, какие поля контакта нужно заполнить и после каких меток в письме находятся эти данные:

Создание контакта в ПланФиксе по данным из веб-формы и e-mail сообщенияПереводя на русский, это действие приведет к созданию нового контакта, в котором будут заполнены поля Имя, Фамилия, Email и Адрес. Все данные для заполнения ПланФикс возьмет из этого же письма, сразу за соответствующими метками. Созданный контакт также будет добавлен в задачу в выбранной вами роли (я выбрал Постановщик, так удобно получается). При этом если такой контакт в системе уже есть, он не создастся, а просто будет установлен в задаче в указанной роли. Данные существующего контакта перезаписываться не будут.

Обратите внимание на маленькую деталь: место проведения презентации я добавляю и в поле “Адрес” задачи, и в поле “Адрес” в контактных данных клиента. Это нормальная ситуация – ведь скорее всего клиент заказывает презентацию по адресу своего нахождения, поэтому я убиваю двух зайцев: оперирую этим местом в конкретной задаче на проведение презентации и сохраняю на будущее в карточке клиента.

Вот теперь мы можем сохранять наше правило и пробовать его в работе:

  • заполняем форму на сайте
  • письмо приходит в ПланФикс
  • на его основе создается новая задача по шаблону “Заявка на презентацию”
  • в кастомные поля задачи прописывается информация из письма
  • тут же создается новый контакт
  • поля карточки контакта заполняются данными из письма
  • контакт устанавливается постановщиком этой задачи.

Все это происходит автоматически и вне наших глаз – а мы видим лишь новую задачу в Хронике ПланФикса, поставленную от имени клиента:

Задача в ПланФиксе, поставленная по заполненной клиентом web-форме wordpress
Если зайти в просмотр дополнительных деталей задачи, то мы увидим в ней заполненные данными дополнительные поля заявки:

Данные, заполненные клиентом на сайте, попадают в поля задачи ПланФикса
В деталях контакта тоже полный порядок – ПланФикс аккуратно выделил из письма указанные нами данные и разложил их в нужные поля:

Создание клиента в ПланФиксе по данным из e-mail письма
То есть, одним махом мы разложили пришедший с сайта лид на контакт и задачу по его обработке. Теперь мы можем не только быть уверены, что заказанная клиентом презентация будет проведена, но и получаем возможность формировать статистические отчеты по проведенным презентациям различных продуктов, автоматически вести базу контактов и планировать с ними активность, учитывая историю прошлых операций, ну и многое-многое другое, что умеет делать ПланФикс со структурированными данными.

Пост получился длиннющий и тот, кто дочитал его до этого момента хотя бы по диагонали – уже молодец :) Но я все равно не могу удержаться от пары нюансов, которые оценят только те, кто глубоко погрузится в эту тему:

  • Для качественного извлечения данных, письма должны быть в формате plain text, то есть не содержать html-форматирования. Дело в том, что когда ПланФикс находит в письме указанную вами метку, то он извлекает значение за ней вплоть до конца строки или до момента встречи любого тега, поэтому html может помешать корректному извлечению данных.
  • То, что созданный контакт тут же добавляется в задачу, позволяет нам общаться с ним прямо из ПланФикса: достаточно добавить новый комментарий в задачу и отметить контакт в блоке “Уведомить об этом” – он получит письмо с этим комментарием, а его ответ на это письмо добавится в нашу задачу новым комментарием.
  • Неочевидное применение описанных возможностей: вы можете передавать в ПланФикс не только информацию, заполненную клиентом, но и сопутствующую техническую информацию, доступную вам на странице формы. Например, адрес, с которого он попал на ваш сайт, реферальный ID и так далее. Главное, чтобы у вас была возможность поместить эту информацию с генерируемое формой письмо – а уж ПланФикс достанет ее оттуда и положит на указанную вами полочку.
  • Несмотря на более глубокое, чем обычно, забурение в детали, я не стал пугать вас всеми возможностями системы. Если хотите, можете самостоятельно заглянуть в список действий создаваемого правила и, к примеру, установить дату выполнения создаваемой задачи на дату, когда клиент заказал презентацию. А если вам не хватит каких-то возможностей – напишите нам, поговорим.

Теперь наверное уже точно все.


Добавьте статью к себе на стену, чтобы не потерять

Поделиться